Terms, conditions & Privacy policy

Privacy policy

(Vlaamse Motorrijdersbond (VMBB) & Belgische Motorrijdersbond (BMB) volgt na de Franstalige tekst)

1. Fédération Motocycliste Wallonne de Belgique asbl (FMWB) & Fédération Motocycliste de Belgique asbl (FMB)

La FMWB et la FMB attachent une grande importance à la protection de vos informations personnelles et au respect de votre vie privée. Dans cette déclaration de confidentialité, nous décrivons des informations claires et transparentes sur les informations que nous collectons ainsi que de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.

La FMWB et la FMB respectent dans tous les cas les lois et règlements applicables, y compris le règlement général de protection des données (également connu sous le nom RGPD, règlement 2016/079)

Ceci implique en tous les cas :

• Que nous traitons vos données personnelles dans le but pour lequel elles ont été fournies. Ces objectifs et type de données à caractère personnel sont décrites dans la présente     déclaration de confidentialité.
• Que le traitement de vos données personnelles est limité aux seules données qui sont requises au minimum pour les finalités pour lesquelles elles sont traitées.
• Que nous demandons expressément votre consentement si nous avons besoin de traiter vos données personnelles
• Que nous avons pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données personnelles
• Que nous ne transmettons pas vos données personnelles à d’autres parties, à moins que  cela ne soit nécessaire pour réaliser les objectifs pour lesquels elles ont été fournies
• Que nous sommes au courant de vos droits sur vos données personnelles, en vous les signalant et en les respectant.

En tant que Fédérations (FMWB & FMB), nous sommes responsables du traitement de vos données à caractères personnel.

Si, après avoir lu notre déclaration de confidentialité, ou dans un sens plus général, vous avez des questions à ce sujet, veuillez nous contacter via les coordonnées ci-dessous :

Fédération Motocycliste Wallonne de Belgique
Chaussée de louvain 550/7
1030 Schaerbeek
Tél : 02/736.87.07
info@fmwb.be

Fédération Motocycliste de Belgique
Chaussée de louvain 550/7
1030 Schaerbeek
Tél : 02/736.53.97
info@fmb-bmb.be

Cette déclaration de confidentialité s’applique à tous nos membres et fournisseurs actuels et anciens.

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont traitées par la FMWB et la FMB pour les raisons suivantes :

• Pour pouvoir participer aux activités de la FMWB, de ses clubs membres et les activités sous la responsabilité de sa fédération faîtière, la FMB
• Envoyer des informations et invitations concernant les activités de la FMWB et de sa fédération faîtière, la FMB
• Dans le but d’obtenir des subventions via les autorités publiques
• Dans le cadre de la gestion des membres et des services rendus à ceux-ci
• Dans le cadre d’action de promotion, relations publiques et communication, y compris :
• La gestion des médias sociaux et ce compris, la publication de photos d’ambiance global     (sans accord préalable)
• La gestion des médias sociaux et ce compris la publication de photos précise de pilotes     (avec accord)
• La gestion des sites Internet de la Fédération (FMWB & FMB)

Quelles données traitons-nous ?

Aux fins ci-dessus, nous pouvons demander et stocker vos données personnelles suivantes :

• Les données personnelles de votre carte d’identité : Nom, prénom, adresse
• Les données d’identité émises par le gouvernement: numéro de carte d’identité, numéro de registre national
• Vos caractéristiques personnelles: sexe, date de naissance, lieu de naissance, nationalité
• Votre Numéro de compte bancaire
• Votre Statut social
• Votre Formation et éducation
• Vos données sportives (Disciplines pratiquées, catégorie, résultats, présences aux compétitions ……)
• Vos données de contacts : téléphone et adresse courriel
• Vos images (photos, vidéos, enregistrements … ..)

Relation avec des tiers

Nous pouvons fournir certaines de vos données personnelles à des tiers si cela est nécessaire pour l’exécution à des fins décrites ci-dessus

Par exemple, nous utilisons vos données personnelles envers des tiers pour :

• La gestion de nos sites internet (hébergement web);
• La gestion de notre parc informatique et ce compris nos logiciels informatiques.
• La souscription des polices d’assurances envers la compagnie d’assurance ainsi que la gestion des dossiers accident de roulage
• Le bon déroulement des activités organisées par la FMWB et ses clubs affiliés et les activités relevant de son organisation faîtière (FMB) ainsi que de la Fédération Européenne de motocyclisme (FIM Europe) et de la fédération International de motocyclisme (FIM).
• Le bon déroulement de nos activités tel qu’une société de chronométrage (à titre d’exemple) ou certaines de vos données personnelles sont partagées.
• La relation avec les institutions publiques tels que la Communauté Française, l’ADEPS, l’Organisme anti dopage dans le cadre de la relation de la FMWB avec le pouvoir subsidiant.
• La gestion de l’administration financière et du secrétariat social.
• La fourniture et la distribution de bulletins d’information.

Nous ne transmettons jamais de données personnelles à d’autres fournisseurs externes avec lesquelles nous n’avons pas conclu d’accord de traitement (sauf si cela est requis et légalement autorisé).

Avec ces fournisseurs, nous prenons bien sûr les dispositions nécessaires pour assurer la sécurité de vos données personnelles et nous nous engageons à ne pas vendre ou louer celles-ci sauf votre accord explicite.

Mineurs

Nous traitons uniquement les données personnelles des mineurs (personnes de moins de 18 ans) si une autorisation écrite a été donnée par le parent ou le représentant légal. Nous nous permettrons dans ce cas de conserver et traiter les données du parent ou représentant légal qui aura été renseigné.

Période de stockage

La FMWB et la FMB ne conservent pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été fournies ou exigées par la loi.

Sécurité des données

Nous avons pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre le traitement illégal et à ce titre nous avons pris les mesures suivantes :

• Toutes les personnes qui, au nom de la FMWB et la FMB peuvent avoir accès à vos données, sont tenues de maintenir leur confidentialité.
• Nous utilisons une politique de nom d’utilisateur et de mot de passe sur tous nos systèmes.
• Nous recourons à l’utilisation d’un pseudonyme et assurons le cryptage des données personnelles si des raisons évidentes nous incitent à le faire.
• Nous sauvegardons les données personnelles afin de pouvoir les récupérer en cas d’incidents physiques ou techniques.
• Nous testons et évaluons régulièrement nos mesures de protection de vos données.
• Nos employés et personnes officiant dans le cadre des activités de la FMWB et la FMB (délégués, commissaires,…) ont été informés de l’importance de la protection des données personnelles
• Vos droits concernant vos données personnelles

Vous avez le droit de consulter, corriger ou supprimer les données personnelles que nous avons reçues de votre part.
Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données personnelles (ou d’une partie de celles-ci) effectués par nos soins ou par l’un de nos sous-traitants.
Nous attirons votre attention sur le fait que si vous vous opposez ou demander la suppression de vos données (ou d’une partie de celles-ci), nous ne serons plus en mesure de garantir un service optimal vous concernant, si vous veniez par exemple à participer aux activités de la FMWB et/ou FMB.

Vous avez également le droit de faire transférer les données que vous nous avez transmises (ou par ordre de votre part) directement à une autre partie. Nous pouvons vous demander de vous identifier, avant de pouvoir répondre à ce type de demande.

Plaintes

Si vous avez une plainte concernant le traitement de vos données personnelles, nous vous demandons de nous contacter directement (voir nos coordonnées sur la première page ou sur nos sites internet respectif www.fmwb.be – www.fmb-bmb.be.
Vous avez toujours le droit de déposer également une plainte auprès de la Commission de la vie privée (rue de la République 35 1000 Bruxelles), autorité de surveillance dans le domaine de la protection de la vie privée.

Changement de déclaration de confidentialité

La FMWB et la FMB peuvent changer cette déclaration de confidentialité. Nous ferons une annonce de ce changement sur nos sites internet respectifs (www.fmwb.be – www.fmb-bmb.be).

2. Vlaamse Motorrijdersbond vzw (VMBB) & Belgische Motorrijdersbond vzw (BMB)

De Vlaamse Motorrijdersbond van België vzw & Belgische Motorrijdersbond vzw hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respect van uw privacy.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoons- gegevens. De Vlaamse Motorrijdersbond van België vzw & Belgische Motorrijdersbond vzw houden zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.(ook gekend als GDPR, verordening 2016/079

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wil- len wijzen en deze respecteren.

Als Vlaamse Motorrijdersbond van België vzw & Belgische Motorrijdersbond vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Vlaamse Motorrijdersbond van België vzw 
Gentse Steenweg 349 bus 11
9300 Aalst
E-mail: vmbb@skynet.be

Belgische Motorrijdersbond vzw
Leuvensesteenweg 550 bus 7
1030 Brussel
E-Mail: info@fmb-bmb.be

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door Vlaamse Motorrijdersbond van België vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Vlaamse Motorrijdersbond van België vzw, haar aangesloten clubs en de activiteiten die onder de bevoegdheid vallen van haar koepelorganisatie (Belgische Motorrijdersbond vzw)
• Het versturen van nieuwsbrieven, informatie en uitnodigingen betreffende activiteiten van de Vlaamse Motorrijdersbond van België vzw en haar aangesloten clubs en de activiteiten die onder de bevoegdheid vallen van haar koepelorganisatie (Belgische Motorrijdersbond vzw.)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
• Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
• Promotie, PR en communicatie waaronder
• Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
• Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
• Het beheren van de federatie website ( gerechtvaardigd belang)

Welke gegevens verwerken wij

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en opslagen :

• Persoonlijke gegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer , Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
• Bankrekeningnummer
• Sociaal statuut
• Opleiding en vorming
• Sportieve gegevens (o.a. Categorie, uitslagen, aanwezigheden, ……)
• Beeldmateriaal (foto’s, video’s ,opnames…..)

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
• Het zorgen voor de nodige verzekeringen (persoonlijke ongevallenverzekering, BA verzekering,…) .
• Het vlot laten verlopen van de activiteiten georganiseerd door de Vlaamse Motorrijdersbond van België vzw en haar aangesloten clubs en de activiteiten die onder de bevoegdheid vallen van haar nationale koepelorganisatie (Belgische Motorrijdersbond vzw) en internationale koepelorganisaties (FIM en FIM Europe)
• Het verzorgen van de financiële administratie en sociaal secretariaat.
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkers- overeenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking van gegevens aan derden- ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de subsidiërende overheden

Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren ( activiteiten die met of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)

 Met deze partijen(derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoons gegevens te waarborgen en er voor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen

Wij geven je gegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt identificatie gegevens en privé contactgegevens ( voor ouderlijke toestemming)

Bewaartermijn

De Vlaamse Motorrijdersbond van België vzw & Belgische Motorrijdersbond vzw bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
•    Alle personen die namens Vlaamse Motorrijdersbond van België vzw & Belgische Motorrijdersbond vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
•    We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
•    We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
•    Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
•    We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
•    Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen.  U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.vmbb.be en/of www.fmb-bmb.be.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
We merken wel op dat indien u bezwaar maakt of de schrapping van uw gegevens (of een gedeelte ervan) vraagt, wij aan u geen optimale service meer kunnen verzekeren indien u bv. wenst deel te nemen aan de activiteiten van de VMBB en/of BMB.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie (drukpersstraat 35 1000 Brussel , dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

De Vlaamse Motorrijdersbond van België vzw & Belgische Motorrijdersbond vzw kunnen hun privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze websites.
 

Terms & conditions – Vergunningen/Licences

 

Les conditions pour l’obtention d’une licence nationale sont reprises dans le code sportif de la FMB et le règlement sportif de chaque discipline publié sur le site internet de la Fédération Motocycliste de Belgique, www.fmb-bmb.be .

Les conditions pour l’obtention d’une licence régionale et/ou entraînement sont publiées sur le site internet de la Fédération Affiliée respective, FMWB (www.fmwb.be) – VMBB (www.vmbb.be)

Les demandes de remboursement d’une licence délivrée devront être adressées par e-mail au secrétariat de la Fédération Affiliée respective, FMWB (info@fmwb.be) – VMBB (vmbb@skynet.be). La demande doit être motivée et sera analysé par la direction de la fédération affiliée.

Les licences qui n’ont pas été utilisées seront remboursées après soustraction des frais administratifs de : – 15,00 € si la licence n’a pas été émise – 20,00 € si la licence a été émise (mais pas utilisée càd. ni entrainement, ni course). Cette demande doit parvenir à la FMWB ou la VMBB au plus tard 1 mois après l’émission de la licence accompagné des justificatifs voulus (certificat médical, etc.).

Le Conseil d’Administration de la FMWB ou la VMBB prend la décision finale concernant le remboursement éventuel.

De voorwaarden voor het bekomen van een nationale vergunning zijn hernomen in de BMB Sportcode en het sportreglement van elke discipline gepubliceerd op de internetsite van de Belgische Motorrijdersbond, www.fmb-bmb.be

De voorwaarden voor het bekomen van een regionale- en/of trainingsvergunning zijn gepubliceerd op de internetsite de respectievelijke Aangesloten Bond, FMWB (www.fmwb.be) – VMBB (www.vmbb.be)

De aanvragen tot terugbetaling van een afgeleverde vergunning moeten via e-mail worden verzonden aan het secretariaat van de respectievelijke Aangesloten Bond, FMWB (info@fmwb.be) – VMBB (vmbb@skynet.be). De aanvraag dient te worden gemotiveerd en zal worden voorgelegd aan het bestuur van de respectievelijke Aangesloten Bond voor eventueel verder gevolg.

De vergunningen die niet werden gebruikt, zullen worden teruggestort na inhouding van de administratiekosten: 15,00 EUR indien de vergunning niet werd uitgereikt – 20,00 EUR indien de vergunning werd uitgereikt (maar niet werd gebruikt, noch tijdens trainingen noch tijdens wedstrijden). Deze aanvraag dient te worden overgemaakt aan de VMBB of de FMWB minstens 1 maand na de uitgifte van de vergunning vergezeld van de nodige bewijsstukken (medisch attest, enz.)

De Raad van Bestuur van de VMBB of de FMWB neemt de uiteindelijke beslissing om al dan niet over te gaan tot de terugbetaling.